Kostnadsuppföljning 
Automation Direktbokning av fakturor från utvalda leverantörer — utan att passera attestflödet.
För återkommande fakturor där konteringen är förutsägbar (energi, vatten, värme) är manuell attest ofta onödig administration. Leverantörskoppling tar bort steget — fakturan kommer in, bokförs automatiskt, syns aldrig i attestlistan.
Villkor som måste vara uppfyllda
Direktbokning sker bara om allt stämmer:
- Leverantörens orgnr finns i Leverantörskoppling-registret
- Mätpunkts-id kan extraheras från fakturan
- Mätpunkten finns i mätpunktsregistret med konteringsuppgifter
- Alla fakturarader matchar mot kända mätpunkter
- Avvikelsekontroll: förbrukningen avviker inte mer än konfigurerat tröskelvärde mot föregående år (om historik finns)
Misslyckas något — fakturan går till manuell attest istället. Inget krasch, bara fallback.
Konfigurera per leverantör
| Fält | Innebär |
|---|---|
| Orgnr | Leverantörens organisationsnummer |
| MediaTyp | Energislag för den här raden — EL, FJV, FJÄRRKYLA, VA m.fl. Tom = gäller alla typer. |
| Beskrivning | Identifiering — t.ex. “Vattenfall el” |
| Aktiv | Av/på-flagga |
| AvvikelseMax | Procent — om förbrukning avviker mer än så blir det manuell attest. 0 = ingen kontroll. |
| Sakgranskare | Vem som tilldelas om kopplingen inte räcker |
| Mätpunkts-id källa | Var i fakturan systemet letar efter mätpunkts-id — används när en leverantör avviker från standardformatet |
En leverantör som fakturerar flera energislag kan ha en rad per mediatyp med olika inställningar — t.ex. separata avvikelsetrösklar och sakgranskare för el respektive fjärrkyla. Systemet avgör automatiskt vilken mediatyp fakturan gäller och väljer rätt konfigurationsrad. Har leverantören bara en rad används den oavsett mediatyp — fullt bakåtkompatibelt.
Möjligheten att konfigurera var mätpunkts-id hämtas gör att systemet hanterar olika leverantörers fakturaformat utan manuell bearbetning.
Säkerhet — flera grindar
Tre lager skydd mot felaktig bokföring:
- Mätpunkten måste vara registrerad — okända mätpunkter stoppas
- Avvikelsekontroll — drastiska förbrukningsförändringar stoppas
- Fallback till sakgranskare — när villkor inte uppfylls hamnar den hos rätt person istället för i ett tomt limbo
Resultat
För 80% av fakturorna sker hela flödet — import, kontering, bokföring — utan mänsklig hand. För resterande 20% står du som sakgranskare framför just de fakturor som faktiskt behöver din uppmärksamhet.